Analiza i optimizacija poslovnih procesa

Optimizacija poslovnih procesa je uređivanje načina na koji se posao stvarno odvija: koraci koji ne donose vrijednost se uklanjaju, ručni i ponavljajući poslovi se automatiziraju, a odgovornosti i redoslijed rada se jasno definiraju. Cilj je da isti posao prođe brže, s manje grešaka i uz niži trošak.

Analiza počinje snimkom stanja: razgovaramo s ljudima koji proces svakodnevno rade te bilježimo tko što radi, kojim redom i s kojim alatima. Zatim mjerimo koliko proces traje i koliko košta te gdje nastaju zastoji, dupli unosi i greške. Rezultat je jasan prikaz procesa s brojkama, a ne dojmovima.

Analiza utvrđuje kako proces izgleda danas i gdje su problemi, a optimizacija je promjena procesa na temelju tih nalaza. Analiza je dijagnoza, optimizacija je terapija. Kod nas idu zajedno jer je bez snimke stanja svaka promjena nagađanje.

Tipični znakovi: isti podaci se unose više puta, odobrenja dugo čekaju, zaposlenici puno vremena troše na prepisivanje i ručne evidencije, greške se ponavljaju, a rast posla traži nova zapošljavanja iako se količina stvarnog posla nije bitno povećala. Ako nešto od toga prepoznajete, vrijeme je za snimku procesa.

Prvi korak je odabrati jedan konkretan proces koji stvara najviše frustracije ili troška. Zatim se taj proces snimi i izmjeri, pa se tek onda predlažu promjene. Ne krećemo od alata ni od softvera, nego od načina rada.

Uska grla se vide tamo gdje posao stoji i čeka: na odobrenjima, na prebacivanju između odjela, na jednoj osobi bez koje ništa ne ide dalje. Otkrivamo ih mjerenjem vremena prolaska kroz proces i razgovorom s izvršiteljima, jer ljudi koji posao rade obično točno znaju gdje zapinje.

Gotovo sve što se ponavlja: obrada narudžbi i računa, odobravanja, uvođenje novih zaposlenika ili klijenata, izvještavanje, komunikacija između odjela, razmjena dokumenata. Najveće uštede obično se kriju u ručnim unosima podataka i koracima koji čekaju nečiji potpis.

Može, i često upravo tako počinje. Velik dio ušteda dolazi od promjene redoslijeda koraka, ukidanja nepotrebnih odobrenja i jasnog definiranja odgovornosti. Softver uvodimo tek kad sređeni proces pokaže da mu alat stvarno treba.

Smanjuje sate potrošene na ručni i dupli rad, smanjuje broj grešaka i vrijeme potrošeno na njihove ispravke te skraćuje vrijeme isporuke i naplate. Svaki naš prijedlog dolazi s procjenom troška i očekivane uštede, pa se isplativost vidi prije nego što se išta mijenja.

Prije promjene izmjeri se početno stanje: trajanje procesa, broj koraka, broj grešaka i trošak. Nakon provedbe i stabilizacije radimo kontrolno mjerenje istih pokazatelja. Uspjeh je razlika u brojkama, primjerice kraće vrijeme obrade ili manje sati ručnog rada.

Najčešće su to fakturiranje i obrada ulaznih računa, obrada narudžbi, skladišno poslovanje, odobravanja i potpisi, izvještavanje prema upravi te razmjena podataka između odjela ili s knjigovodstvom. To su procesi koji se ponavljaju svaki dan, pa i mala ušteda po koraku daje veliku godišnju brojku.

U proizvodnji se optimizacijom smanjuju zastoji između radnih naloga, čekanja na materijal i informacije te ručno vođenje evidencija. Rezultat je bolja iskorištenost strojeva i ljudi, točniji rokovi isporuke i manje grešaka u prijenosu informacija između pripreme, pogona i ureda.

Optimizacija uređuje proces: što se radi, kojim redom i tko je odgovoran. Automatizacija je jedan od alata optimizacije, kod koje dio koraka umjesto čovjeka odrađuje softver. Automatizirati neuređen proces znači samo brže proizvoditi iste probleme, zato uvijek prvo optimiziramo pa onda automatiziramo.

Snimka i analiza jednog procesa u manjoj ili srednjoj tvrtki obično traju nekoliko tjedana. Trajanje provedbe ovisi o opsegu promjena: jednostavne izmjene procedure uvode se odmah, a automatizacija i uvođenje novih alata mjere se mjesecima. Točan plan dobivate nakon snimke stanja.

Dokumentiranu snimku procesa s izmjerenim troškovima, popis uskih grla i prijedlog promjena s procjenom uštede za svaki korak. Nakon provedbe dobivate i kontrolno mjerenje koje pokazuje je li ušteda stvarno ostvarena. Sve to ujedno je dobra podloga za digitalnu transformaciju i uvođenje ISO 9001.