Većina problema s certifikacijom ne nastaje na auditu nego mjesecima ranije, u načinu na koji se sustav upravljanja kvalitetom gradi. Ovo su greške koje najčešće viđamo u praksi i način da ih izbjegnete.
Zašto implementacije ISO 9001 zapnu?
ISO 9001:2015 je norma koja opisuje kako organizacija upravlja kvalitetom: procesima, odgovornostima, rizicima i poboljšanjima. Kad se implementacija shvati kao papirologija za certifikat, sustav ostaje mrtvo slovo na papiru, a troškovi rastu. Greške u nastavku vrijede za tvrtke svih veličina, od obrta do grupa s više firmi.
1. Dokumentacija kopirana s interneta
Predlošci i tuđi priručnici opisuju tuđe procese. Auditor vrlo brzo primijeti da procedura ne odgovara onome što zaposlenici stvarno rade, a to je jedna od najčešćih nesukladnosti. Dokumentacija se piše prema stvarnim procesima, ne obrnuto.
2. Krivo postavljen opseg sustava
Preširok opseg znači dokumentiranje i auditiranje dijelova poslovanja koji certifikat ne trebaju, a preuzak opseg klijenti i naručitelji na natječajima ne priznaju. Opseg se definira na početku projekta, prema tome tko certifikat traži i za što.
3. Uprava delegira i nestane
Norma izričito traži angažman uprave: politiku kvalitete, ciljeve i upravinu ocjenu. Kad je cijeli projekt prepušten jednoj osobi bez ovlasti, odluke kasne i sustav se ne provodi. Bez uprave nema ni budžeta ni prioriteta.
4. Zaposlenici saznaju zadnji
Sustav provode ljudi, ne dokumenti. Ako zaposlenici prvi put čuju za nove procedure tjedan prije audita, na pitanja auditora odgovaraju nesigurno i sustav pada na provjeri svjesnosti. Obuka i uključivanje idu od prvog mjeseca projekta.
5. Preskočen interni audit i upravina ocjena
Interni audit je generalna proba certifikacije i obavezan zahtjev norme. Tvrtke ga u žurbi odrade formalno ili preskoče, pa nesukladnosti prvi put isplivaju pred certifikacijskim auditorom, kad je ispravak najskuplji.
6. Mjerenja i zapisi koji se ne vode
Ciljevi kvalitete bez mjerenja su prazne rečenice. Norma traži dokaze: zapise o reklamacijama, ocjene dobavljača, rezultate procesa. Ako se zapisi počnu voditi mjesec prije audita, to se vidi iz datuma.
7. Nerealan budžet i rokovi
Implementacija za male i srednje tvrtke tipično traje 3 do 6 mjeseci i ima jasne stavke troška: savjetovanje, obuku i certifikacijski audit. Kad se planira napamet, projekt stane na pola. Razradu svih stavki donosi članak koliko košta implementacija ISO 9001.
Kako izgleda implementacija bez ovih grešaka?
- Snimka stanja i gap analiza prije bilo kakvog pisanja dokumenata.
- Opseg i ciljevi definirani s upravom na početku projekta.
- Dokumentacija po mjeri stvarnih procesa, uz obuku zaposlenika.
- Interni audit i upravina ocjena kao proba prije certifikacije.
- Realan plan troškova i termina s certifikacijskom kućom.
Upravo tim redoslijedom vodimo projekte kroz uslugu implementacije ISO 9001. Ako sustav već imate pa ga treba održavati ili popraviti prije nadzornog audita, tu je ISO 9001 savjetovanje. Slične se greške ponavljaju i kod informacijske sigurnosti, o čemu pišemo u članku o greškama kod implementacije ISO 27001.
Česta pitanja
Koja je najskuplja greška kod implementacije ISO 9001?
Kopirana dokumentacija koja ne odgovara stvarnim procesima. Auditor je lako prepozna, a tvrtka na kraju plaća dvaput: prvo predložak, a zatim popravak cijelog sustava prije certifikacije.
Može li se sustav izgrađen s greškama ipak certificirati?
Ponekad da, ali s velikim nesukladnostima koje treba otkloniti u kratkom roku. Puno je jeftinije greške uloviti na internom auditu nego na certifikacijskom, zato internu provjeru nikad ne preskačite.
Kako izbjeći većinu ovih grešaka?
Krenite od snimke stanja i realnog opsega, pišite dokumentaciju prema stvarnim procesima i uključite zaposlenike od prvog dana. Iskusan konzultant te korake vodi po planu i drži projekt u roku i budžetu.
Trebate pomoć oko implementacije ISO 9001:2015? Kontaktirajte Zadar ICT za besplatne konzultacije!
